Kurumsal Bütünleşik Bilgi Sistemleri

Bu gün itibari ile doğru ve istenildiği anda sahip olunan bilginin önemi tartışılmaz  bir şekilde artmıştır. Organizasyonların karar vericileri kararlarındaki etkinliği artırabilmek için daha hızlı daha fazla bilgiye ihtiyaç duymaktadır. Kurumsal Bütünleşik Bilgi Sistemleri  (KBBS) ile organizasyonlar daha fazla bilgiye daha düşük maliyetlerle sahip olabilmektedirler.

Bilgiye doğru ve hızlı ulaşan işletmeler/organizasyonlar, verimlilik ve karlılıklarını artırabilecekler ve rekabet avantajı kazanacaklardır. Bilginin hızlı olması; Bilgi Teknolojilerinin kullanılması ile, Bilginin doğru olması; organizasyonun etkileşimli Bütünleşik bir bilgi sistemi kurması ile sağlanabilir.

Türkiye’de özellikle KOBİ’lerin yapısı gereği; bu organizasyonların daha hızlı karar vermesi, yaşayabilmesi için hayati bir önem taşımaktadır. Bu sebep ile; yöneticilerin karar vermede önemli bir kaynak olarak kullandıkları,  kurum içi standartlaşmayı sağlayan, ürün/üretim kalitesi ve işletme veriminin artmasında önemli etkisi olan KBB Sistemlerinin gereksinimi artık kaçınılmazdır.

KBB Sistemlerinin birçok tanımı olduğu gibi en yaygın kullanılanı;

ERP (Enterprise Resource Planning-Kurumsal Kaynak Planlaması) Kavramıdır.  “Bürünleşik iş sistemleri” veya Kurumsal Omurga olarak da isimlendirilebilir. Ancak temelde kastedilen Bütünleşik ve Kurumun tüm süreçlerini içine alan bir sistem olduğudur.

İşletmeler Neden KBBS kullanırlar:

Teknolojik nedenler;

Bilginin kalitesinin ve görünürlüğünün arttırılması,

İş Uygulamalarının ve sistemlerin tümleştirilmesi,

Edinilmiş iş bilgilerinin var olan teknoloji alt yapısı için tümleştirilmesini basite indirgemek,

Eski ve modası geçmiş sistemleri değiştirmek,

İş hayatında büyümeyi sağlayacak genişleyebilir sistemleri oluşturmak,

Dağıtık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi,

İşlevsel nedenler;

İş başarımını arttırmak,

Giderleri düşürmek,

Müşteri memnuniyetini arttırmak, etken olmayan ve karmaşık bütün işleri basitleştirmek,

Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşmak,

Küresel bir iş yaşamına uyum sağlamak.

KBBS  günümüzde, rekabet gücü kazanmak için işletme/organizasyonun iş süreçlerindeki fonksiyonları Bütünleşik etmek, eş zamanlı ve etkileşimli  hale getirmek için işletme/organizasyonu gerekli yetenekler ile donatan stratejik bir araçtır.

KBBS işletme/organizasyonun tüm organlarını ve şubelerini, departmanlarını ve fonksiyonlarını Bütünleşik eden yazılım ve bu iletişimin alt yapısını sağlayan bilişim teknolojilerinden oluşan bir sistemdir. KBBS’in amacı organizasyonun bütünleşik bilgi sistemi oluşturmasını sağlamaktır. Güvenilir  Bilgi sistemi için  tam zamanında, doğru bilginin edinileceği araçların oluşturulmasının sağlanması gereklidir. Bu sayede planlama, kontrol, koordinasyon, analiz, karar verme, bilgi işleme, bilgi kaydetme, bilgi dönüştürme, bilgi arşivleme ve bilgi yayınlamak gibi faydalar elde edilir.

Son yıllarda Ekonomik krizler ve belirsizlikler yüzünden Kobiler bu yatırımlarını ertelemiş veya hayati yatırımlara kaynak ayırmışlardır. Artık bu günkü piyasa koşulları itibari ile görülmektedir ki KBBS yatırımları da hayati önem sıralamasında üst sıraya yerleşmiştir. Ertelenen bu yatırımların 2005 – 2007 yıllarında oluşabilecek daha zor piyasa koşulları için 2005-2006 da artan bir ivmede yapılması gerekmektedir.

KBB sisteminin organizasyonda yerleşmesi 3 seviyede gerçekleşmektedir. İlk seviye operasyonel düzeyde Bütünleşik bilgi girişi ve kullanımı, ikinci seviye bilgi yönetimi (karar destek sistemi), üçüncü seviye ise akıllı iş sistemi’dir.

Organizasyonun bu sistemi rekabet’te artı yönde bir çarpan olarak kullanabilmesi için birinci seviyenin tamamlanmış ve ikinci seviyeye geçişin başlamış olması gereklidir. Bu seviyelerin geçiş süresi organizasyonun bilişim kültürü seviyesine bağlıdır. Bir Kobi için birinci seviyenin tamamlanma süresi tahmin edildiğinde, kurulumun tamamlanmasından 1 yıl sonrası olur. Kurulum proje büyüklüğüne göre 3-6-9-12 ay sürer, ikinci seviyeye geçiş yaklaşık 2 yıla yakın bir süre olarak hesaplanabilir.

Bu hesaba göre 2005 yılında sistemini satınalma ya karar veren bir organizasyon 2007 yılı başında bunu bir rekabet silahı olarak kullanmaya başlayabilir. Önemle hatırlatıyorum bu süreler  organizasyonun bilişim kültürü seviyesine ve büyüklüğüne bağlıdır. Ayrıca bazı sektörlerin bilişim kültürü seviyeleri düşük olduğundan 1. seviyede bile yüksek bir oranda rekabet avantajı olarak fayda sağlayabilmektedir.

Önümüzdeki günlerin bugünlerden daha zor şartlarda geçeceğini tarih bize gösteriyor. Birçok firma için söylemek gerekir ise, bugün günü yakalamamız, yarın ise önder olmamız gereklidir.

Ertan YILMAZ  | Bilişim Teknolojileri Danışmanı

Endüstri Mühendisi 

ertan@yalindanismanlik.com

Kaynaklar:

Geliştirilmiş Kurumsal Kaynak Planlaması, Prof.Dr. Oğuz Manas

Tümleşik Bilgi Sistemleri ve Muhasebe Bilgi Sistemi, Yrd.Doç.Dr.Raif PARLAKKAYA, Yrd.Doç.Dr.Abdullah TEKİN